Wie können Vereine die Digitalisierung sinnvoll nutzen, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und das Ehrenamt zu stärken? Wir haben mit Jerome Helmkampf gesprochen – Partnermanager bei WISO MeinVerein und selbst ehrenamtlich im Vereinsvorstand aktiv. Im Interview verrät er, wie moderne Vereinssoftware konkret helfen kann, warum die neue E-Rechnungspflicht für viele Vereine ein Thema ist – und worauf es bei der Einführung wirklich ankommt.
Jerome Helmkampf
Mein Name ist Jerome Helmkampf, ich bin 33 Jahre a
lt und im Hause Buhl Data für das Partnermanagement rund um unsere Vereinssoftware WISO MeinVerein zuständig. In meiner Rolle kümmere ich mich um Kooperationen mit u.a. Verbänden, Banken und Unternehmen – immer mit dem Ziel, den größtmöglichen Mehrwert für die Vereinslandschaft in Deutschland zu schaffen.
Diese Rolle begleite ich seit nunmehr 4 Jahren. Software für Vereine zu gestalten ist für mich mehr als nur ein einfacher Job wie jeder andere, weil ich selbst seit meiner Kindheit in verschiedenen Vereinen aktiv bin. Privat engagiere ich mich zudem als Vorstandsmitglied in einem Fußballverein mit rund 500 Mitgliedern. Ich weiß also aus erster Hand, wie wichtig funktionierende Strukturen im Ehrenamt sind – und auch, wie groß die Herausforderungen mittlerweile geworden sind. Immer weniger Menschen möchten oder können sich langfristig ehrenamtlich engagieren. Umso wichtiger ist es mir, mit digitalen Lösungen einen Beitrag zu leisten, der die Arbeit in Vereinen erleichtert und Engagement wieder attraktiver macht.
Herausforderungen und Notwendigkeit von Vereinssoftware
Viele Vereine stehen vor immer
größeren organisatorischen und bürokratischen Hürden – gerade weil das Engagement weniger wird, aber die Anforderungen steigen. Eine moderne Vereinssoftware wie WISO MeinVerein kann hier gezielt entlasten und hilft, den Überblick zu behalten, gesetzliche Pflichten zu erfüllen und die Verwaltung effizienter zu gestalten.
Jerome Helmkampf: Aus meiner Sicht sind die größten Herausforderungen, mit denen Vereine derzeit konfrontiert sind, vor allem struktureller und organisatorischer Natur. Immer weniger Menschen engagieren sich ehrenamtlich, und oft bleibt die gesamte Verwaltungsarbeit an denselben wenigen Personen hängen. Diese Engagierten sind meist ohnehin schon stark eingebunden – beruflich wie privat – und stoßen dadurch schnell an zeitliche Grenzen. Gleichzeitig steigen die bürokratischen Anforderungen stetig, während auch die Kosten für Dinge wie Strom, Wasser oder Gas in den letzten Jahren merklich zugenommen haben. Das alles setzt Vereine unter enormen Druck.
Jerome Helmkampf: Ein besonders aktuelles Thema, das in unseren Gesprächen mit Vereinen, in Webinaren und über unsere Kooperationspartner immer wieder aufkommt, ist die neue E-Rechnungspflicht. Viele Vereine wissen tatsächlich noch gar nichts davon – obwohl es sie u.U. direkt betrifft. Zwar gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2027, aber es ist dringend zu empfehlen, sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen. Denn: Der Gesetzgeber macht klare Vorgaben, wie z. B. Jahresabschlüsse auszusehen haben, und auch wie Rechnungen zukünftig empfangen und gespeichert werden müssen. Als kleinste Form einer Kapitalgesellschaft benötigen auch Vereine entsprechende Werkzeuge, um E-Rechnungen korrekt verarbeiten zu können. Allein ein PDF reicht zukünftig in vielen Fällen nicht mehr aus. Zudem müssen Rechnungen nicht nur lesbar, sondern auch im originalen Dateiformat archiviert werden. Das ist mit kostenlosen Tools oft nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand möglich. Natürlich gibt es hier auch einige Ausnahme z.B. Rechnungen an Privatpersonen oder Vereine, die nur im ideellen Bereich unterwegs sind. Wer sich umfassend informieren möchte, dem empfehlen wir unseren ausführlichen Blogbeitrag zu diesem Thema unter: meinverein.de/blog.
Jerome Helmkampf: Die Vorteile einer digitalen Vereinsverwaltung liegen dabei klar auf der Hand – und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen oder großen Verein handelt. Mit WISO MeinVerein verfolgen wir das Ziel, das Ehrenamt auf breitere Schultern zu verteilen. Unterstützt durch ein smartes Rollen- und Rechtemanagement. So kann die Vereinsarbeit gezielt auf mehrere Personen verteilt werden, ohne den Überblick zu verlieren. Zudem können Mitglieder durch eine kostenlose App mit einbezogen werden.
Ein großer Vorteil liegt außerdem darin, dass sowohl Mitgliederverwaltung als auch Finanzverwaltung zentral auf einer Plattform zusammengeführt werden. Damit gehören Excel-Listen auf verschiedenen privaten Rechnern der Vergangenheit an. Prozesse werden transparenter, sicherer und vor allem: zeitsparender. Gerade in Zeiten, in denen Ressourcen knapp sind, kann Digitalisierung hier einen echten Unterschied machen.
Funktionen und Besonderheiten von WISO MeinVerein
Mehr als nur Verwaltung –
eine Plattform für das moderne Vereinsleben
WISO MeinVerein bietet weit mehr als klassische Mitgliederlisten: Die Software vereint smarte Tools für Organisation, Finanzen und Kommunikation. Besonders hervorzuheben sind Funktionen wie das Rollen- und Rechtemanagement, integriertes Onlinebanking und die nutzerfreundliche App – entwickelt mit Blick auf die Bedürfnisse ehrenamtlich geführter Vereine.
Jerome Helmkampf: Man muss ehrlich sein: Es gibt nicht die eine perfekte Vereinssoftware, die zu 100 % auf jeden Verein passt. Die Vereinslandschaft ist schlichtweg zu vielfältig, die Anforderungen sind oft sehr individuell. Eine maßgeschneiderte Lösung müsste man sich in vielen Fällen eigens programmieren lassen – was nicht nur mit erheblichem Aufwand, sondern auch mit hohen Kosten verbunden wäre.
Der entscheidende Vorteil von WISO MeinVerein liegt darin, dass wir bewusst auf Flexibilität und Teamarbeit durch ein durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement setzen. Unser Ziel ist es, möglichst viele Menschen aktiv in die Vereinsarbeit einzubinden – auch digital. Mit Funktionen wie To-do-Listen, Arbeitsplänen oder der Eventplanung können Aufgaben effizient verteilt und nachverfolgt werden. So wird das Ehrenamt auf mehrere Schultern verteilt. Satt also nur die Arbeit für wenige Enagierte leichter zu machen, ermöglichen wir die Mitarbeit Vieler im Verein – auch nur für kleinere Teilaufgaben. So können vor allem Jüngere zur Mitarbeit motiviert werden. Und das stärkt das Vereinswesen nicht nur kurzfristig, sondern nachhaltig!
Jerome Helmkampf: Für die Mitglieder steht eine kostenlose App zur Verfügung, über die sie z. B. per Chat, Newsletter oder Kalenderfunktionen mit Zu- und Absagefunktion in den Vereinsalltag eingebunden werden. Die Kommunikation läuft zentral, übersichtlich und nachvollziehbar – das entlastet insbesondere Vorstände und Verantwortliche enorm. Über unser Rechtemanagement kann zudem genau gesteuert werden, wer was sehen oder bearbeiten darf – das sorgt für Transparenz und Sicherheit.
Die Anwendung verfügt über ein vollintegriertes, von der BaFin zertifiziertes Onlinebanking, das es ermöglicht, z. B. Beitragseinzüge oder Zahlungen direkt aus dem System heraus durchzuführen – ohne zusätzliche Dateiuploads oder den Wechsel in externe Bankingportale.
E-Rechnungen können im System DSGVO-konform gespeichert werden. Zusätzlich werden die enthaltenen Belegdaten mithilfe von KI automatisch ausgelesen und in die Anwendung übernommen. Das entlastet ehrenamtlich Engagierte bei der Datenerfassung, minimiert Fehlerquellen und unterstützt eine ordnungsgemäße und effiziente Buchführung im Verein.
Besonders hilfreich ist auch unser integrierter Förderprozess, inklusive der automatischen Erstellung von Spendenquittungen. Gerade für ehrenamtlich geführte Vereine ist das eine große Erleichterung – denn so können schnell und unkompliziert Gelder generiert und korrekt verbucht werden.
Kurz gesagt: WISO MeinVerein ist keine Einheitslösung, sondern eine Plattform, die sich anpassen lässt und echte Unterstützung im Vereinsalltag bietet – ob bei Kommunikation, Organisation oder Finanzen. Und genau das macht für viele Vereine den entscheidenden Unterschied.
DEINE GUTSCHEIN-BOYS
Wir sind Jannik und Wladie, die Gesichter hinter Golden Shopping Days. Als leidenschaftliche Schnäppchenjäger bieten wir dir die besten Gutscheine und Deals. Vertraue auf unsere Expertise – wir sind hier, um dir beim Sparen zu helfen
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Preisstruktur, Einstieg und Support
Fair, flexibel und persönlich begleitet – so gelingt der Einstieg
WISO MeinVerein bietet transparente Preise abgestimmt auf die Größe des Vereins – ganz ohne versteckte Kosten. Ein kostenloser Testzeitraum sowie umfassende Supportangebote wie Webinare, Handbücher oder individuelle Schulungen erleichtern den Einstieg spürbar. So wird die digitale Vereinsverwaltung für jedes Team greifbar und machbar.
Jerome Helmkampf: WISO MeinVerein ist für Vereine aller Größenordnungen geeignet. Die Preisstruktur ist dabei fair und transparent gestaltet und richtet sich ausschließlich nach der Mitgliederzahl – unabhängig davon, ob es sich um einen Sport-, Kultur- oder Förderverein handelt. Die aktuellen monatlichen Kosten für unsere Jahrespakete gestalten sich wie folgt:
- Bis 100 Mitglieder: 10 €
- Bis 250 Mitglieder: 20 €
- Bis 500 Mitglieder: 35 €
- Mehr als 500 Mitglieder: 50 €
Jerome Helmkampf: Für den Einstieg bieten wir einen strukturierten Onboardingprozess, der durch eine Vielzahl an unterstützenden Materialien begleitet wird. Dazu gehören:
- Aufgezeichnete Webinare zu verschiedenen Themenbereichen
- YouTube-Videos, ein ausführliches Online-Handbuch sowie FAQs
- Persönlicher Telefon- und E-Mail-Support – kostenfrei
- Monatlicher “MeinVerein-Stammtisch”, bei dem Fragen direkt an unser Team gestellt und Erfahrungen mit anderen Vereinen ausgetauscht werden können
Darüber hinaus bieten wir auf Wunsch auch individuelle, kostenpflichtige Einzelschulungen pro Verein an, um gezielt auf spezielle Anforderungen oder Fragen einzugehen.
Jerome Helmkampf: Uns ist bewusst – und das weiß ich auch aus eigener Erfahrung – , dass die Einführung einer Software im Verein auch Zeit in Anspruch nimmt. Diese Zeit ist sinnvoll investiert, weil man sie durch den Einsatz der Vereinssoftware zukünftig in vielfachem Maße wieder einsparen kann. Unser Ziel ist es, Vereinen den Einstieg so einfach wie möglich zu machen – ich empfehle persönlich auch eine Step by Step Integration wie z.B. zunächst mal alle Mitgliedsdaten importieren und nach und nach die Finanzdaten anzubinden.
Kritische Fragen und Ausblick
Bedenken ernst nehmen, Vertrauen schaffen, Zukunft gestalten
Der Wechsel zu einer neuen Software ist für viele Vereine eine große Entscheidung. WISO MeinVerein begegnet typischen Sorgen mit praxisnaher Unterstützung, klaren Datenschutzstandards und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Funktionen – immer im Austausch mit der Vereinsbasis und nah an den realen Herausforderungen des Ehrenamts.
Jerome Helmkampf: Viele Vereine, gerade solche mit rein ehrenamtlicher Struktur, scheuen den Umstieg auf eine neue Software, weil sie den Aufwand und die Kosten fürchten. Diese Bedenken sind nachvollziehbar – denn wie bei jeder neuen Anschaffung braucht es zunächst Zeit, sich einzuarbeiten. Deshalb empfehlen wir ganz bewusst eine schrittweise Einführung der Software: zunächst die Mitgliederverwaltung, danach die Finanzverwaltung und schließlich die Kommunikation mit den Mitgliedern. So bleibt der Aufwand überschaubar – und wir unterstützen diesen Prozess durch die in Block 4 beschriebenen Onboarding-Materialien und Supportangebote.
Was die Kosten betrifft, können diese durch bestehende Kooperationsangebote mit Verbänden, Banken und Unternehmen spürbar reduziert werden. Zusätzlich bietet die Software über den integrierten Förderprozess die Möglichkeit, die Kosten wieder einzuspielen. Und nicht zuletzt führen die erleichterten Verwaltungsprozesse langfristig zu einem deutlichen Zeitgewinn, der für das eigentliche Vereinsleben und die Gemeinschaft genutzt werden kann.
Jerome Helmkampf: Beim Thema Datenschutz und IT-Sicherheit legen wir größten Wert auf Transparenz und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Die Buhl Data Service GmbH wurde von der VdS Schadenverhütung GmbH nach VdS 10000 zertifiziert – einem anerkannten Standard für Informationssicherheit im Mittelstand. Die Zertifizierung umfasst Hosting, Managed Services sowie unsere PSD2-Banking-Schnittstellen. Sämtliche Vereinsdaten liegen DSGVO-konform auf unseren eigenen, mehrfach geschützten Servern in unserem Rechenzentrum in Neunkirchen (Siegerland). Damit stellen wir sicher, dass die Datenhoheit vollständig bei uns bleibt und nicht an Dritte ausgelagert wird.
Jerome Helmkampf: Was die Weiterentwicklung der Software betrifft, ist WISO MeinVerein eine sogenannte „lebende Anwendung“. Das bedeutet: Bestehende Funktionen werden regelmäßig verbessert und neue Funktionen werden kontinuierlich ergänzt – immer mit Blick auf gesetzliche Anforderungen und auf die Rückmeldungen aus der Vereinswelt. So wurden beispielsweise bereits vor dem 01.01.2025 alle notwendigen Anpassungen zur E-Rechnungspflicht und zur Einführung des SKR 42-Kontenrahmens umgesetzt. Für das Jahr 2025 ist unter anderem die Einführung einer zentralen Dokumentenablage sowie eines DATEV-Exports geplant.
Wir stehen im stetigen Austausch mit unseren Nutzern und entwickeln WISO MeinVerein gemeinsam mit der Vereinsbasis weiter – praxisnah, anpassbar und zukunftssicher.
